毎日の細かい事務作業を、もっとラクにしたい。

そう思っても、プログラミングの知識がないから無理、と諦めていませんか？

ChatGPTに頼めば、数分で形になります。

この回では、関数の一覧表づくり、スプレッドシートで2シートを比べるGAS、ワンクリックでコピーできる小さなアプリを紹介します。

事務作業の効率化に興味がある方は、ぜひ読んで下さい！


知識がなくても、数分で形になる

毎日の細かい事務作業をなくすのに、プログラミングの知識はいりません。

ChatGPTに頼めば、数分で形になります。

ここでは、Excel専用のGPTsと、自作のコピーアプリの例を紹介します。


Excel専用のGPTsに聞く

原稿を書いた2024年ごろには、Excel、Googleスプレッドシート、ExcelVBAなど、表計算ソフトの質問に答えてくれるGPTsがありました（利用者は1〜2万人ほど）。

GPTs自体は2026年12月に終わる予定なので、今はChatGPTに直接質問する形になります。

新社会人など、これからExcelを学ぶ方にも向いています。

本を読んでも分からないことは、こちらに聞いてみて下さい。

まず、新社会人が覚えておくべき関数を30個、表にしてもらいました。


今年新卒で就職した新社会人です。

配属された部署はExcelを頻繁に使いますが、学生時代に少し触った程度です。

覚えておくべき関数を、表にまとめてください。

表の見出しは、番号／関数名／関数の説明／数式の例にします。

30個教えてください。


出てきた表には、あまり使わない関数もかなり含まれていました。

ただ、条件を詳しく指定すれば、希望に近い結果が返ってきます。

いろいろ試してみて下さい。


2つのシートの差を、スプレッドシート用のGASで確かめる

最近は、Excelよりスプレッドシートを使う方も多いでしょう。

スプレッドシートには、VBAに似たGAS（Google Apps Script）という言語があります。

2つのシートの内容を比べる作業を、手動から自動に変えたいという設定で頼みました。


次の条件を満たすGASを出力してください。


- シート1とシート2のA1からZ101までについて、セルの値と色を比べる


- 結果は、シート3の同じ位置のセルに表示する


- 値が違う場合は、赤文字で「セル値違い」


- 色が違う場合は、青文字で「セル色違い」


- 値も色も違う場合は、緑文字で「セル値・色違い」と表示する


- 値も色も同じなら、黒文字で「OK」


条件を箇条書きで細かく書くのがコツです。

同じ条件でExcelVBAを頼んでも、コードが出ます。

返ってきたコードは、アクティブなスプレッドシートを取得し、シート1、2、3を名前で取得し、A1:Z101の値と背景色をまとめて取得し、二重のループでセルごとに値と色を比べ、条件に応じた結果と文字色をシート3の対応するセルに入れる、という流れでした。

このスクリプトを実行すると、シート1とシート2の差異が、シート3に表示されます。


日付をワンクリックでコピーするアプリ

私は業務効率化が大好きです。

10時間かかっていた仕事が5時間で終われば、うれしいからです。

以前勤めた会社には、決まった時刻に毎日データをダウンロードする業務がありました。

ダウンロードのたびに日付の入力が必要で、手間だったので、メモ帳に日付を貼っておき、コピーして使っていました。

それも面倒になって、JavaScriptで、ボタン1つで日付をコピーできるアプリを作りました。

プログラミングの知識がなかったので、ネットで調べながら、仕事の合間に2〜3日かかりました。

今は、必要なことをChatGPTに伝えるだけで、Webアプリを作ってもらえます。

コピーボタンを押すと日付がコピーされる、これだけのアプリなら、1分足らずでコードが出てきます。


プロフィールをコピーするアプリ

もう一つ、氏名や住所などを、クリック1つでコピーできるアプリも作りました。

ペーストは手動のままですが、コピーはワンクリックになります。

通販やアンケートで個人情報を何度も入力するときに便利です。

最初の依頼は、次のとおりです。


テキストをコピーできるWebアプリを作りたいです。

項目とパラメータを、別の行にしてください。

入力欄はテキストボックスにして、編集できないようにしてください。

項目名の右に、少し余白をあけて、コピーボタンを置いてください。


項目は、氏名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスです（氏名以外は架空の情報です）。

一発でいい感じに作ってくれましたが、コピーボタンを押すたびにポップアップが出て、面倒でした。

時短が目的なので、改良を頼みました。

2回目の依頼は、レイアウトの調整です。

左と上に50ピクセルほどの余白を付けること、項目の幅を50ピクセル伸ばすこと（「メールアドレス」が2行に折り返したため）。

これで完成です。


個人情報を入れたら、取り扱いに注意

実際に使うときは、コードの中の値を、自分の情報に書き換えます。

ただし、そのファイルには個人情報が入るので、取り扱いに十分注意して下さい。

基本的には、自分のパソコンの中だけで使います。

ネットへの公開は絶対にしないで下さい。