仕事が回らない、荷が重すぎる。
そんなとき、ChatGPTの最初の答えが抽象的で、がっかりしたことはありませんか？
この回では、課長と若手社員の2つのケースで、追加質問と情報の補足によって答えを具体的にする手順を紹介します。
AIの答えが物足りないと感じる方は、ぜひ読んで下さい！
上司になると、仕事が増える
どこの会社も同じですが、上司になると、仕事が次々と回ってきます。
忙しすぎて、仕事が回らない。
よくある話ですよね。
今回は、定められた時間内に仕事を終わらせる方法を、ChatGPTに相談しました。
ケース1：残業が月30時間に制限された課長
IT企業で課長になって1年、仕事が増えすぎた30代後半の会社員の相談です。
残業代は全額出るので、住宅ローンの返済と資産運用のために頑張ってきましたが、今年から、働き方改革で残業が月30時間までに制限されました。
自宅に持ち帰ることもできず、一人では仕事が回りません。
- 平日は9時から19時半まで（残業1時間半）。昼休みは消灯するので、仕事ができない
- 課員は、自分を除いて10名（新卒2名、若手4名、中堅3名、再雇用1名）。全員、まじめに仕事に取り組んでくれる
- 課員のスキルは、まったく把握できていない
- 今後は、60時間の残業を半分にし、課員の特性を理解して合う仕事を割り振り、マクロやAIツールでルーチンワークを自動化したい
都内のIT企業に勤める、30代後半の会社員です。
昨年から課長に昇進して、仕事が増えすぎて困っています。
今年からは、働き方改革で残業が月30時間までに制限されました。
自宅に持ち帰ることもできず、私一人では仕事が回りません。
部下に適切に仕事を振りたいのですが、まず何をしたらいいでしょうか？
（続けて、仕事の状況と、今後すべきことを箇条書きで入力）
最初に出た提案
- チームのスキルと強みを評価する（1対1の面談、過去の実績のレビュー）
- スキルと関心に合わせて、責任を割り当てる
- 役割と責任、部署の目標と優先事項を理解してもらう
- 責任範囲内の意思決定を任せて、チームに権限を与える
- スキルのギャップに応じて、研修やメンターを用意する
- ルーチンタスクを自動化する（IT部門と協力して、マクロやAIツールを導入）
- 定期的なチェックイン、時間管理と優先順位の指導、ワークライフバランスの奨励
- 自分が手本になる（新しい残業制限を守り、バランスの取れた働き方を示す）
あまり具体的ではありませんが、何をすべきかは、しっかりリストアップしてくれました。
とくに、時間管理と進捗のチェックは大切ですね。
ただ、このままでは改善案をまとめにくいので、分からない点を、箇条書きで掘り下げました。
「タスクの割り振り方を、もっと具体的に。／チームの目標を明確にする方法。／ルーチンタスクを自動化する具体例を2〜3個。／チェックインミーティングの進め方の例。」
追加質問で具体的になった答え
- タスクの割り振り：メンバーのスキルをリストにし、タスクごとに必要なスキルを書き出して、一致度の高い人に任せる。
理由をチームに説明し、フィードバックをもとに調整する
- 目標設定：SMART目標（具体的、計測可能、達成可能、関連性がある、期限がある）にする。
メンバーと話し合って決め、途中で進捗を確認して調整する
- 自動化の例：メールの自動分類ルール、Excelマクロによるデータ入力とレポート作成、カスタマーサポートのチャットボット
- チェックインミーティングの流れ：進捗報告、課題と障害の共有、質問とフィードバック、次のステップとタスクの期限の確認
さっきの答えより、かなり具体的になりました。
あとは、自社の事情に合わせて調整していくだけです。
ケース2：未経験の研究業務を任されて、相談相手がいない24歳
今の仕事のレベルは、自分に合っていますか？
ちょうどよい方もいれば、簡単すぎてつまらない方もいるでしょう。
反対に、任された仕事のレベルが高すぎて苦しむこともあります。
実は、私が実際に経験しました。
客先常駐のエンジニアをしていたとき、日本人なら誰でも知っている会社で、レベルの高い仕事を任されたのです。
プログラマーとして就職したのに、プログラムの仕事はまったくできず、難易度の高い仕事を任された結果、半年でプロジェクトから外されました。
その1か月後に、嫌気がさして、会社を辞めました。
もちろん、当時はChatGPTがなく、AIに相談することもできませんでした。
そこで、20代のときにChatGPTが使えたと仮定して、当時の状況を相談してみます。
24歳の会社員です。
プログラマーとして就職したものの、常駐先は大手メーカーの技術部で、プログラムを書く機会はまったくありません。
初めて触る分析機を使って研究を進める必要があり、研究分野も未経験で知識がありません。
それなのに成果を求められ、困り果てています。
正社員になったばかりで、どうすればいいか分かりません。
続くなら会社を辞めることも考えています。
具体的なアドバイスをください。
最初の答えは、基礎知識の習得、上司や人事との対話、内部異動の検討、外部研修の活用、転職の検討でした。
英語で入力した答えは、信頼できるメンターや先輩に相談する、会社の研修を使う、上司と目標と期待値を話し合う、といった提案でした。
ただ、私の状況に合っていません。
足りない情報を補って聞き直す
英語の答えの精度が高いので、ベースは日本語で作り、英語プロンプトで入力しました。
足りなかった情報は、次のように追加しています。
メンターや先輩について：私のプロジェクトにいるのは、50代のやや頼りない上司と、客先の方だけです。
自社の人間は1人もいないので、気軽に相談できません。
自社は私の勤務環境を把握しておらず、相談しても精神論で返されます。
研修や教育について：専門性が高いので、研修やオンライン講座は受けられません。
機密情報を扱うため、外部の人に相談することも不可能です。
この状況で、これからどう動けばよいか、順を追って教えてください。
返ってきたのは、5つです。
- 自己啓発と学習の強化：機密保持の範囲で、公開情報をもとに自己学習する（技術書、一般的な教材、フォーラム）。会社に過去の似たプロジェクトの資料があれば参照する
- 非公式なサポートの構築：メールや社内SNSで他部署の人と話す。直接競合しない社外のコミュニティに参加する
- 自己管理とストレス軽減：タスクを緊急度と重要度で分類し、運動や趣味でストレスを管理する。カウンセリングも選択肢
- 上司や人事との対話：進捗を報告してフィードバックを求め、長期のキャリア目標を共有する
- 転職の検討：改善の見込みが少なければ、求人の調査や職務経歴書の更新から始める
もし2024年に、この仕事をしていたら
この答えをもとに、私がやることをまとめました。
1つ目は、専門知識をつけることです。
研修はなくても、研究の知識は身につけられます。
客先のマネージャーに、「今の研究は知識も経験もなく、このままでは業務を進めるのが難しい」と、はっきり伝えます。
そのうえで、知識を身につける方法を相談するのがいちばんです。
前向きな姿勢を見せれば、冷たくあしらわれることはないでしょう。
2つ目は、プログラミングの案件を会社に打診することです。
私は、プログラミングの案件をするために入社しました。
現状ではそれができないので、オンライン講座でスキルを磨きます。
会社には月1回の勉強会があり、その日は出社できるので、その場も使えます。
3つ目は、自分で個人のプログラミング案件を受けることです。
1年以内に配置換えがなさそうなら、自分で案件を受けてみます。
もちろん、会社には内緒です。
仕事で行き詰まっていて、誰にも相談できない方は、ぜひChatGPTに話してみて下さい。
ただし、個人情報や会社の情報は入力しないで下さい。
上司は「Aさん」、会社は「B社」、プロジェクトは「プロジェクトC」といった具合に、伏せ字に置き換えておくと安心です。