誰に、どの仕事を任せるか。
管理職にとって、毎回頭を悩ませる判断ですよね。
この回では、不向きな仕事でうつ病になった私自身の経験を交えながら、仕事の割り振りをChatGPTに相談する方法を紹介します。
チームの担当決めに迷っている方は、ぜひ読んで下さい！
向かない仕事の苦しさ
ここでは、チームの社員に仕事を割り振るとき、ChatGPTの意見を参考にするためのプロンプトを解説します。
その前に、少し本題から外れますが、私が不向きな仕事で苦労した話をさせて下さい。
私は、頭脳派の仕事（データ解析やドキュメント作成）が得意です。
反対に、手先の器用さを求められる仕事は、かなり苦手です。
機械の修理や部品の分解などです。
以前、部品を分解して試験する担当になったことがあります。
減点方式の職場で
当時の上司はひどい人で、気に入らないことがあると、突然怒鳴りつけてきました。
しかも、社員の評価は減点方式。
どんなに成果を出しても、決して報われない職場でした。
その結果、私は入社わずか3か月で、うつ病を発症しました。
症状が軽いうちに逃げ出したので、1か月くらいで回復したのが幸いです。
褒められて気づいた得意分野
私の担当は、機械を分解し、試験機で運転させて、結果をExcelにまとめる仕事でした。
当時はとても多忙で、なんとか残業を減らしたくて、スケジュールを管理する表を作りました。
すると、怒鳴ることが趣味なのかと思うほどだった上司が、その表をほめたのです。
上司にほめられたのは、その一度きりでした。
正直なところ、ちっともうれしくありませんでした。
連日のパワハラと残業で、心身が疲れ切っていたからです。
ただ、このとき分かったことがあります。
「私は、ドキュメントを作る力が、ほかの人より高い」ということです。
ドキュメント作成を中心に任せてもらえれば、本領を発揮できたはずです。
ほかの人が実験をして、私がデータをまとめて報告書にすれば、もっと能率よく進んだはずです。
要するに、その上司は、適材適所がまるでできていなかったのです。
もしあなたが、部下のいる上司なら、こんなポンコツ上司にならないで下さい。
ChatGPTに意見を聞く
適した人に適した仕事を割り当てる（アサインする）ために、ChatGPTの意見を聞いてみます。
ChatGPTは優秀ですが、割り当てを決めるのは、あくまであなたです。
何でもChatGPTに丸投げしてはいけません。
最後は、地道に自分で考えて、仕事を割り当てて下さい。
今回は、機械メーカーの生産管理部門で、メンバーに仕事を割り振る場面を想定しました。
私には、生産管理の仕事を3年ほど経験した過去があります。
あなたは、機械メーカーの生産管理部を率いる課長です。
大型の機械の製作案件を受注しました。
社運がかかったプロジェクトで、絶対に失敗できません。
生産管理部が受け持つ4つの業務を、3人のメンバーにふさわしく割り振ってください。
【業務】設計部から受け取った図面の確認／加工を委託している協力会社からの問い合わせへの対応／協力会社の納期管理／プロジェクト全体の管理
【メンバー】
社員A：勤続20年を超えるベテランの男性。
仕事の流れをもっとも把握しているが、ひとりで仕事を抱え込みがち。
ミスを指摘すれば、きちんと改善できる
社員B：勤続15年の中堅男性。
性格は明るく、職場の盛り上げ役。
自分の仕事に誇りを持っている。
ごくまれに、怒りを抑えられなくなることがある
社員C：勤続5年の女性。
いつも冷静で、地道に仕事を進めるタイプ。
納得できないことがあれば、相手の意思を理解しつつも、はっきり意見を言える、したたかなタイプ
【出力形式】それぞれに適切な業務を割り当ててください。
欠勤や出張に備えて、各業務のメイン担当とサブ担当を決めてください。
返ってきた割り当て
- 図面の精査：メインは社員A（20年以上の経験とワークフローの理解）、サブは社員C（冷静で安定、新しい視点）
- 協力会社からの問い合わせ対応：メインは社員B（陽気でコミュニケーションスキルがあり、良好な関係を維持できる）、サブは社員C
- 協力会社からの納期管理：メインは社員C（冷静で安定、効果的にコミュニケーションして進捗を見る）、サブは社員B（協力会社との調整が得意）
- プロジェクト全体の管理：メインは社員A（豊富な経験）、サブは社員B（仕事への誇りと、チームを盛り上げる力）
こう割り当てれば、各メンバーの強みを活用できて、欠勤や出張に備えたバックアップもできます。
回答は、自分の言葉で書き直したものを使うのがおすすめです。
仕事の割り当ての相談も、ChatGPTにしてもらえます。
繰り返しになりますが、回答をそのまま使うのは、絶対に避けてください。
ただ、自分で判断するときの材料としては、とても有益だと思います。