会議が長く、ミスの後始末に追われる職場で、あなたはどう動きますか？

この回では、私が過去にいた大手メーカーの生産性の低さを例に、改善策を権限別に整理してもらった結果と、無駄な経費の原因と対策を紹介します。

職場の効率化を考えている方は、ぜひ読んで下さい！


生産性が低い職場の現実

あなたの職場は、生産性を高められていますか？

これからの日本は、人口が減り、労働人口も少なくなります。

少ない人数で仕事を回せる会社が、生き残ります。

ところが、生産性を重視している会社は、意外と多くありません。

私もいくつかの会社で働きましたが、大手企業でも、「生産性が低いな」と感じる場面がありました。

2024年からは、労働環境がさらに厳しくなります。

AIを積極的に取り入れて、少ない人数でも仕事が回る状態を目指すのが理想です。

今回は、私が過去にいた大手企業の、生産性が低い業務を例に、改善方法を検証しました。

特定されたり機密情報が漏れたりしないよう、内容はかなりぼかしてあります。


悩みを「承認レベル」で分けてもらう

30代後半の会社員です。

大手メーカーに勤めていますが、生産性が低い職場で、悩んでいます。


【悩み】会議がやたら多い（週2〜3回）／1回の会議が長い（2〜3時間はざら）／案件でトラブルが起きたときに、迅速に対応できない／協力会社（下請け）に発注する流れがスムーズでない／客先の納品スケジュールが決まっているのに、製作の納期管理ができていない


【出力条件】生産性を高める方法を、「一社員でも今すぐできること」「課長の承認が必要なこと」「部長・役員クラスの承認が必要なこと」の3つに分けて、順序立てて箇条書きにしてください。


ポイントは、「誰の承認が必要か」で3つに分けさせたことです。

現実には、権限のない方が、できることから始めたいからです。


3段階の改善策

- 社員レベルでも今すぐできること：タイムマネジメントのツールで時間を管理する。

会議の議題と目的を事前に明確にして、必要な人だけが参加する。

結論をすぐに文書にして共有する。

トラブルの報告と相談を迅速にする


- 課長の承認が必要なこと：週1回の総合会議と、必要なときの短時間の確認会議に切り替える。

プロジェクト管理ツールを導入する。

協力会社とのコミュニケーション窓口や、定期ミーティングを設ける


- 部長・役員クラスの承認が必要なこと：失敗を恐れず挑戦する文化への改革。

フラットな組織や部門横断のチームなど、組織構造の見直し。

長期の人材育成計画


私のコメント

個人レベルの時間管理は、まったくできていませんでした。

会議は、AIが議事録を作ってくれるツールを使いたいところです。

プロジェクト管理ツールは、多少の費用がかかっても、導入すべきでしょう。

管理ができていないせいで、余計な支出が出ることを思えば、ツールの費用のほうが、はるかに安いはずです。

ただ、企業体質が古いので、実現はかなり先になりそうでした。


無駄な経費の原因を探る

この会社は、生産性が低いために、無駄な経費も増えていました。

  • 必要な部品を手配し忘れたせいで、緊急手配の費用がかかる
  • 部品の型番を取り違えて、再手配する（誤って買った分はほとんど使い道がなく、事実上の廃棄になる）
  • 仕入先に仕様を伝え損ねて、納品のやり直しになる（費用を仕入先が負担することもある）

こうしたことが日常茶飯事なのに、経営陣は売上にしか注力していない印象でした。

無駄な経費を減らせば、税金は多く発生するかもしれません（大企業の実際の法人税率は約20%）。

それでも、利益は確実に残ります。

社員への還元を増やせる可能性もあります。


生産性を高める方法は理解できました。

やれることから着実にやります。

ただ、生産性より、直接会社の利益に関わる問題が起きているので、そちらを優先して解決したいです。

私の部署は、機械製作に使う部品の手配を担当していますが、次の問題が起きています。

（上の3つを箇条書きで入力）原因と対策を、具体的に、分かりやすく説明してください。


ChatGPTの答えと、現場からの補足

ChatGPTの答えは、次のとおりです。

  • 緊急手配：計画不足や予測ミス、在庫管理システムの不備が原因。製造スケジュールと連動した部品手配の計画を立て、在庫の状況をリアルタイムで把握できるようにする
  • 型番の間違い：手配情報の伝達ミスや、仕様確認プロセスの不足が原因。手配前の確認を標準化し、チェックリストで型番と数量を確認する。部品の識別や手配の教育を強化する
  • 仕入先への仕様の伝達不足：仕様の曖昧さや、変更の通知漏れが原因。仕様書を詳しくし、変更をすぐ通知する。定期ミーティングで進捗と仕様を確認する

これにも、私のコメントがあります。

その会社は、在庫を管理せず、ほとんどの部品を協力会社に送っていたので、在庫管理システムがあっても、機能しないと思います。

型番の間違いは作業者のミスなので、社内の対策が必要です。

部品は数百点に及び、メーカーもまちまちなので、標準化は難しそうでした。

仕入先とのやり取りは電話が中心でしたが、ZOOM会議で記録を残す方法も有効かもしれません。

ただ、管理者側に、業務を改善したがらない雰囲気があったので、前途多難です。

トップの改革意識が高い中小企業であれば、すぐに改善できるでしょう。

回答をそのまま当てはめるのではなく、自社の実態に合わせて、使える部分と使えない部分を見極めることが大切です。