ツールの種類が多すぎて、どこから着手すべきか迷う。

営業部の効率化を任された方なら、きっと同じ悩みを持っているのではないでしょうか。

この回では、効率化のアイデアを20個出してもらう頼み方と、「体系的に」でステップに分解する方法、ゴールとツールだけで道筋を示すGPTsを紹介します。

業務改善に取り組む方は、ぜひ読んで下さい！


まず20個のアイデアを出す

ビジネス向けのプロンプトをいくつも紹介してきましたが、ここでは視点を変えて、ChatGPTで仕事を効率化する方法を、20個挙げてもらいました。


私は、IT商材を扱う会社の営業部長です。

年始の経営会議で、「業務の効率化」に取り組むことが決まりました。

目的は2つで、コストを削ることと、労働時間を短くして従業員の満足度を上げることです。

AIやITツールで効率化したいのですが、ツールが多すぎて、何から手をつければいいか分かりません。

まずは、ChatGPTを使った効率化から始めてみたいと考えています。

営業部の業務に関連する、業務効率化のアイデアを20個教えてください。


目的を2つに絞り、職種と部署を具体的に書き、個数（20個）を指定したのがポイントです。


日本語と英語で聞いた結果

日本語の答えは、顧客対応の自動化、セールススクリプトの生成、リード生成、市場動向の分析、競合分析、セールス資料の作成、トレーニング資料の生成、FAQの作成と更新、メールマーケティング、価格戦略の策定、カスタマーサポート、製品フィードバックの分析、契約書・提案書のレビュー、セールスレポートの作成、会議の議事録作成、顧客セグメンテーション、ソーシャルメディア戦略、CRMのデータ入力支援、製品やサービスの提案、ビジネスプロセスの最適化の20個でした。


同じ内容を英語で入力すると、リードの見極め（ChatGPTで見込み客の興味とニーズを確認してから、人間の営業担当に渡す）、営業トレーニング（さまざまな営業シナリオをシミュレーションして、新人にフィードバックを出す）、注文処理と追跡、アポイントの調整、リアルタイムの翻訳、アップセリングとクロスセリングの機会の発見、営業チームのモチベーションとメンタルウェルビーイングのためのリソースなどが出ました。

日本語と英語で比べると、多少の違いはありますが、似たものも多いです。


「体系的に」で、顧客対応の自動化を6ステップに

20個の中から、顧客対応の自動化を選んで、深掘りしました。


AIで顧客対応を自動化するには、どう進めればよいか。

順序立てて、分かりやすく教えてください。


答えは、6つのステップです。

  • ステップ1：ニーズの把握と目標の設定。いまの対応の状況と効率を分析し、時間の短縮、コストの削減、顧客満足度の向上などの目標を決める
  • ステップ2：AIソリューションの選定。チャットボット、音声認識システム、顧客行動分析ツールの中から、使いやすさ、既存システムとの互換性、コストで評価する
  • ステップ3：実装計画の策定。必要な人材と予算を確保し、パイロットプロジェクトから段階的に進める
  • ステップ4：テストと最適化。小規模で試運用して、フィードバックを集め、改善する
  • ステップ5：全面導入と維持管理。システムの更新とユーザーサポート
  • ステップ6：成果の評価。KPI（重要業績評価指標）で効果を測り、顧客や従業員のフィードバックを改善に活かす

ChatGPTに「体系的に教えてください」と頼むと、このようにステップごとに解説してくれます。

各ステップで分からない点があれば、さらに掘り下げて質問できます。

出力結果をそのまま使うのは難しいですが、人の手でカスタマイズすれば、少しずつ理想に近づけられます。


ゴールとツールだけで、ステップを出すGPTs

もう1つ、GPTsの「Deliverable Genius」を紹介します。

日本語にすると「成果物の天才」で、目標と使うツール（成果物）を指定すると、目標に至るまでのステップを示してくれます。

このGPTsも、カスタムGPTsのひとつです。

2026年12月に終了する予定なので、新しく使い始めるときは、プラグインへの移行の案内も確かめて下さい。

プロンプトによって答えが変わるので、2パターン試しました。


パターン1：ゴールとツールだけ

目標は「Kindle出版で月収100万円を達成」、ツールは「YouTubeチャンネル」と「X（Twitter）」です。

答えは7つのステップでした。

ニッチな市場を選ぶ（読者が求める内容と、競合が少ないジャンルを探し、トレンドを分析）、高品質なコンテンツをつくる、ブックカバーとタイトルを最適化する、マーケティングとプロモーション（YouTubeで書籍のテーマの動画を作り、Xでキャンペーンやリリース情報を発信し、メールで購入者リストを作る）、レビューとフィードバックの活用、複数の書籍を出版する（シリーズ化して読者を囲い込む）、売上の追跡と最適化（分析ツールで売上と読者の行動を追い、価格を調整する）。

箇条書きで、分かりやすい答えでした。


パターン2：状況を詳しく書く

次は、ゴールとツールは明記せず、状況を詳しく書くパターンです。

いつものように、詳細なプロンプトにすると変わるかを試しました。


Kindle出版をしていて、いまは毎月数万円の印税収入があります。

副業レベルならかなり良いほうです。

それでも、Kindle出版を本業にして、月収100万円を稼ぎたいと本気で思っています。

YouTubeで書籍を紹介したら、印税がかなり増えたので、YouTubeを伸ばしたほうがよいでしょうか？

ほかにおすすめの方法があれば教えてください。


こちらは、YouTubeの強化から始まりました。

書籍の紹介だけでなく、執筆の過程や読者のレビューも盛り込んだ動画で、視聴者の関心を引く。

コメントやチャットで交流して、ファンとの絆を深め、キーワードやタグ、説明文を工夫する。

SNSマーケティングで、新作の告知、読者との交流、ほかの著者とのネットワークづくり。

メールマーケティング（ニュースレターと限定オファー）。

品質と量の両立（複数のジャンルで読者層を広げつつ質を保つ）。

Apple BooksやGoogle Play Booksなど、ほかの出版プラットフォームにも展開する。

ほかの著者やクリエイターとのゲスト投稿や共同プロモーション、です。


2つを比べて

パターン2では、自分の現状（YouTubeで印税が増えた）を踏まえて、YouTubeの伸ばし方から答えてくれました。

「執筆の過程を動画にする」という発想には、さすがだと感心しました。

ファン化や、ほかの著者とのコラボも、いいですよね。

簡単に試すなら、パターン1のように、ゴールとツールだけで十分です。

自分の状況に合わせた提案がほしいなら、パターン2のように、現状を書き添えるのがおすすめです。